CARA MERAWAT DAN MENCERVICE PRINTER

CARA MERAWAT DAN MENSERVIS PRINTER

Sekarang ini banyak sekali pengguna printer yang mengeluh karena printer miliknya sering “ngambek” alias tidak bisa beroperasi dan boros dalam penggunaan tinta. Sebenarnya itu semua dikarenakan cara pemakaian yang tidak benar dan perawatan yang kurang baik. Seperti halnya manusia,printer juga butuh perawatan. Jika tidak dirawat dengan baik maka umurnya akan lebih cepat berkurang bisa di bilang kinerjanya pun akan lebih cepat menurun. Kali ini kami memberikan beberapa tips merawat printer yang inti-intinya diambil dari tipstrikkomputer.com.

Berikut tipsnya:

1.    Bersihkan printer.

Supaya umur printer anda lebih lama, anda harus rajin membersihkannya dengan menggunakan kuas atau kain. Khusus bagian dalam printer sebaiknya anda menggunakan kuas agar terjangkau dan ingat kondisi printer harus dalam keadaan tidak menyala atau tidak kontak dengan saklar.

2.    Printer jangan didiamkan.

Maksudnya disini printer yang anda miliki jangan sampai tidak di gunakan dalam jangka waktu yang lama. Paling tidak 2 hari sekali. Mengapa demikian? Hal ini untuk mencegah tinta mengering dan menggumpal di printer.

3.    Usahakan cartridge jangan sampai kosong.

Segera ganti jika cartridge mulai kosong.

4.    Jangan gonta-ganti merk tinta.

Sebaiknya gunakan tinta dengan merk yang sama dengan tinta yang digunakan sebelumnya. Tetapi jika memang ingin menggunakan merk baru, sebaiknya pastikan cartridge benar-benar habis baru kemudian isikan cartridge dengan tinta merk baru. Satu hal yang perlu di garis bawahi gonta-ganti merk tinta dapat menyebabkan tinta menggumpal di head-nya.

5.    Jangan pernah menyentuh PIN CIMOS.

Jangan sekali-kali menyentuh PIN CIMOS, karena bisa menyebabkan kerusakan jika terkena listrik statis dari tubuh kita.

6.    Menutup printer.

Tutupi printer anda dengan kain, akan tetapi jangan terlalu rapat saat menutupnya, karena jika anda menutup rapat tanpa ada dukungan pencegah udara lembab maka hal ini dapat mempercepat kerusakan printer.

7.    Harap matikan sesuai dengan aturan.

Matikan printer dengan menekan tombol off barulah anda boleh mencabut kabel printer yang terhubung dengan listrik. Sering sekali seorang pengguna printer mematikan printer dengan mencabut langsung kabel yang terhubung dengan listrik, padahal ini dapat menyebabkan BIOS pada komputer menjadierror. Kerusakan lainnya adalah saat kita mencabut kabel secara langsung maka posisi head printer mungkin belum pada posisinya seharusnya, akibatnya tinta bisa mengendap dan mengering pada head.

8.    Sehabis mencetak sebaiknya jangan langsung dimatikan.

Biasanya setelah kita mencetak kertas kita langsung mematikan printer. Sebenarnya semua printer memiliki batasan jumlah mencetak, setiap anda menyalakan printer maka akan ada penghitung yang menambahkan jumlah cetak. Dapat anda bayangkan jika selama 8 jam kita mematikan dan menyalakan printer 10 – 20 kali, bisa-bisa kita diminta untuk mereset penghitung yang ada pada BIOS printer.

9.    Jika tidak terlalu diperlukan sebaiknya jangan mencetak gambar   yang pekat.

Ini dikarenakan bila sering mencetak gambar yang pekat seperti kotak berwarna hitam ataupun font dengan ukuran besar akan memperpendek umur head printer kita.

10. Sebaiknya jangan mencetak dengan kertas rusak/kotor.

Kebanyakan dari pengguna printer menggunakan kertas yang kotor atau rusak untuk mencetak karena malas mengambil yang baru atau di uber-uber waktu. Tanpa disadari hal seperti ini yang lebih cepat mempersingkat umur printer. Contohnya bila dengan kertas lecek atau rusak dapat tersangkut di dalamprinter, istilah yang sering kita dengar ialah paper jam. Kalau dengan kertas yang kotor yang paling cepat rusak adalah di bagian head printer, ini dikarenakan kotoran dari kertas menempel di head dan menyebabkan tinta menjadi macet.

Semoga dengan semua tips yang ada diatas dapat membantu anda dalam merawat printer yang anda miliki.

Bintek

PETUNJUK TEKNIS APLIKASI
SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN ASET [SIMA]
SARANA-PRASARANA SEKOLAH

User Manual
Petunjuk Penggunaan

Juli 2010

DECENTRALIZED BASIC EDUCATION

(DBE-1) - USAID

Daftar Isi

Daftar Isi        ..................................................................................................................................................................

BAB I                   Pendahuluan..............................................................................................................................................

1.1 Landasan Kebijakan ................................................................................................................................

1.2 Maksud dan Tujuan..................................................................................................................................

1.3 Manfaat ………………………………………………………..

1.4 Apa itu SIMA

1.5 Sistematika Buku Petunjuk Teknis

1.6 Pemahaman komputer yang diperlukan untuk SIMA

BAB II                  INVENTARISASI DATA SARPRAS TINGKAT SEKOLAH..................................................................................

2.1 Data-data yang diperlukan

2.2 Sumber Data

2.3 Pemindahan ke dalam file template Excel

2.4  Sheet Cover

2.5 Sheet Data Sekolah

2.6 Data Per-Ruang

BAB III                AGREGASI TINGKAT KABUPATEN/KOTA.....................................................................................................

3.1 Agregasi Data Sarana-Prasarana Sekolah

3.2 Pemanfaatan Pofil Sarana-Prasarana Sekolah di Tingkat Kabupaten

3.3 Data Agregator untuk Manajemen Aset (E-Form)

3.4 Agregasi Data Sarana-Prasarana Sekolah

BAB IV                PENUTUP...................................................................................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Landasan Kebijakan

Manajemen Sarana-Prasarana Sekolah ini adalah dalam rangka pencapaian Standar Nasional Pendidikan dan tertibnya pencatatan dan pemilikan asset daerah, mengingat sekolah adalah lembaga yang diserahkan menjadi asset daerah. Hal ini sesuai dengan kebijakan, a.l.:

·          UU No 20/2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional BAB IX Pasal 35 memuat tentang Standar Nasional Pendidikan (SNP),

·          UU No 25/2009 tentang Pelayanan Publik,

·          PP 19/2005 tentang Standar Nasional Pendidikan termasuk BAB VII tentang Standar Sarana dan Prasarana. Pada Pasal 42 Ayat (1) misalnya amat jelas tentang sarana sekolah meliputi apa saja. Dan Ayat (2) jelas tentang prasarana sekolah meliputi apa saja.

·          PP No 6/2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah

·          Permendiknas Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana untuk SD/MI, SMP/MTs dan SMA/MA.

·          Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Gedung.

·          Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.

·          Permendiknas Nomor 15 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan Minimal Pendidikan Dasar di Kabupaten/Kota.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dari Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan ini adalah sebagai upaya pendataan untuk tujuan pemeliharaan dan perawatan sarana prasarana sekolah agar dapat tetap memenuhi fungsi dan keandalan bangunan. Langkah pertama adalah mendapatkan data kondisi sarana-prasarana yang akurat dari sekolah. Kedua, menerapkan program aplikasi SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset) untuk mempermudah dalam pencatatan, proses updated dan menginformasikan data-data yang diperlukan.

Sedangkan Tujuan dari pengenalan manajemen sarana-prasarana sekolah ini adalah agar:

·          Sekolah dan Dinas Pendidikan Kabupaten memiliki informasi akurat tentang sarana prasarana sekolah sesuai standar nasional (Permendiknas 27/2007 dan Permendagri 17/2007)),

·          Informasi berupa ketersediaan, kondisi, kecukupan (daya tampung kurang, sesuai, atau kelebihan), penggunaannya (fungsi utamanya),

·          Membangun kapasitas sekolah dan masyarakat dalam perawatan preventif sarpras sekolah,

·          Membantu Pemerintah Daerah dalam melakukan Pendataan Aset Daerah, mengingat asset sarana-prasarana sekolah merupakan bagian terbesar dari Aset Daerah yang harus dipertanggung-jawabkan keberadaan, alih tangan, dan pemanfaatannya.

1.3 Manfaat

Pemanfaat utama Manajemen Sarana-Prasarana Sekolah ini adalah:

·          Pengguna sarana khususnya sekolah: murid, guru dan kepala sekolah, komite sekolah, dan masyarakat setempat,

·          Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan Kantor Departemen Agama: perencanaan, keuangan, subdinas/seksi sarpras, pengawas & kepala dinas/sekretaris dinas,

·          Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DP2KAD) atau sejenisnya,

·          Yayasan persekolahan,

·          DPRD, Dewan/majelis Pendidikan.

Bagi sekolah, instrumen Manajemen Sarana-Prasarana dan software-nya ini akan memberikan manfaat, antara lain:

·          Memberikan kesadaran dan pemahaman kepada pemangku kepentingan (stakeholders) sekolah akan pentingnya pendataan sarana-prasarana sekolah dan pentingnya kegiatan pemeliharaan rutin

·          Memberikan petunjuk praktis tentang bagaimana melakukan proses pendataan sarana-prasarana sekolah dan menilai kondisi fisiknya untuk bisa melakukan antisipasi perawatan

·          Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara melakukan pemeliharaan sarana-prasarana secara efektif dan berkelanjutan (rutin) agar sarana-prasarana yang ada dapat didaya-gunakan sesuai umur fisiknya

Mempunyai profil sarana prasarana sesuai standar nasional sebagai acuan untuk mengetahui kebutuhan peningkatannya, sehingga bisa mengusulkan dalam Rencana Kerja Sekolah (RKS), Rencana Kerja Tahunan (RKT), dan Rencana Kerja dan Anggaran Sekolah (RKAS).

1.4 Apa itu SIMA

SIMA adalah kependekan dari Sistem Informasi Manajemen Aset Sarana-Prasarana Sekolah. SIMA itu sendiri berupa software yang digunakan untuk mendukung tim pengelolaan asset sarana-prasarana di tingkat Kabupaten/Kota maupun di tingkat sekolah. Baik dalam proses inventarisasi data, maupun dalam proses penyusunan tabel-tabel profil sarana-prasarana sekolah.

Aplikasi atau software pendukung itu sendiri bukanlah komponen utama, namun merupakan alat bantu dalam manajemen sarana-prasara sekolah. Sebagai sebuah aplikasi dan perangkat bagi inventarisasi aset SIMA bermanfaat dalam mempercepat/mempermudah proses survei, pencatatan dan inventarisasi umunya, penyusunan profil sarana-prasarana di tingkat sekolah, yang kemudian diagregasi (digabungkan) di tingkat UPTD, selanjutnya kabupaten/kota sebagai Profil Sarana-Prasarana Sekolah.

Selanjutnya dapat dipergunakan sebagai masukan untuk mengusulkan rencana pemeliharaan, perbaikan, bahkan pengadaan sarana-prasarana sekolah.

Bagi Pemerintah Kabupaten/Kota profil sarana-prasarana sebagai salah satu hasil dari SIMA ini juga dapat dimanfaatkan sebagai sumber data bagi penyusunan dan pemutakhiran data-base aset daerah yang dikelola oleh Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DP2KAD).

1.5 Sistematika Petunjuk Teknis SIMA

Di dalam petunjuk teknis ini akan diterangkan berbagai hal yang berhubungan dengan pengoperasian aplikasi SIMA, dari penyiapan data sebagai masukan (input) SIMA, proses penyusunan tabel-tabel manajemen sarana-prasarana sekolah, dan bagaimana penggunaan hasil (output) dari SIMA dalam proses penyusunan Profil Aset Sarana-Prasarana Sekolah di tingkat kabupaten/kota. Secara sistematis pembahasan dalam petunjuk teknis ini sebagai berikut:

Bab II – akan menerangkan data-data apa saja yang diperlukan untuk inventarisasi aset sekolah, bagaimana proses pengumpulan data atau survey, dan prosedur pengisian form inventarisasi aset sarana-prasarana sekolah yang telah disiapkan..

Bab III – akan menerangkan bagaimana proses pengumpulan data tingkat UPTD dan kabupaten/kota dilakukan, selanjutnya bagaimana melakukan agregasi atau penggabungan data sarana-prasarana dari seluruh sekolah untuk menyusun Profil Sarana-Prasarana Sekolah di tingkat kabupaten/kota.

Bab IV – merupakan tinjau ulang (review) dan saran-saran tindak lanjut dalam pemanfaatan SIMA dan hasilnya untuk kepentingan perencanaan dan penganggaran pemeliharaan, perawatan, perbaikan sarana-prasarana sekolah.

1.6 Pemahaman komputer yang diperlukan untuk SIMA

Manual ini akan menunjukkan bagaimana cara mengoperasikan SIMA, akan tetapi SIMA itu sendiri dibangun di atas platform Microsoft Windows, Microsoft. Diharapkan pembaca sudah mempunyai pemahaman-pemahaman dasar dari platform-platform tersebut. Berikut pemahaman dasar komputer yang diharapkan sudah dikuasai pembaca:

1.      Microsoft Windows dan komputer dasar: bagaimana menyalakan dan mematikan komputer, membuka file dari folder tertentu, menggunakan start menu untuk menjalankan file – dan dialog-dialog dasar dari windows, seperti tampilan dialog untuk membuka dan menyimpan file, bagaimana menset printer dan mencetak dokumen umum.

2.      Microsoft Excel: bagaimana menjalankan dan keluar dari Microsoft Excel,  cara membuka, menyimpan dan menutup dokumen Excel, bagaimana cara memilih cell (baik satu cell, satu kolom ataupun satu baris, ataupun range) bagaimana cara menulis formula dasar dengan ataupun tanpa me-refer cell lain, bagaimana mencetak dalam Excel.

BAB II

INVENTARISASI DATA
SARANA-PRASARANA SEKOLAH

2.1 Data-data yang diperlukan

Penekanan penting pada data yang diperlukan oleh SIMA adalah: data yang tesedia harus merupakan data per-sekolah, per-kelas dan per-tahun ajaran.

Data yang tercakup adalah data per tahun dengan kelengkapan data sebagai berikut:

·          data identitas sekolah (nama, bentuk, status),

·          data jumlah siswa menurut tingkat,

·          data jumlah guru (guru kelas, bidang, jenis kelamin),

·          data sarana-prasarana sekolah yang ada, antara lain: KIB/KIR Satuan Pendidikan yang ada sebelumnya

2.2 Sumber Data

SIMA dikembangkan menggunakan data dalam format KIB dan KIR yang telah ada di tiap daerah. Format ini dipilih karena ketersediaan datanya yang relatif merata di daerah, dengan harapan dapat diintegrasikan dengan Data-base Aset Daerah yang telah ada.

2.3 Pemindahan ke dalam file template Excel

Untuk meyakinkan proses pemasukan data ke dalam aplikasi SIMA telah disediakan format Excel yang sudah didesain sebegitu rupa agar SIMA dapat melakukan pengimporan data yang lebih terkendali dan kekeliruan/inkonsistensi data dapat terlaporkan dengan baik.

Bentuk dasar dari format Excell ini kurang lebih sebagai berikut (tetapi tentunya belum terisi):

File ini terdiri dari beberapa sheet yaitu:

1)      Cover - yang terdiri dari data dasar yang harus diisi yaitu nama provinsi, kabupaten/kota, nama SKPD, nama unit kerja, sub unit kerja, alamat, nama kepala satuan unit kerja, dan pengurus barang/inventaris satuan pendidikan.

2)      Sheet untuk tingkat Sekolah, terdiri dari:

a.      Besaran Sekolah - berisi data jumlah murid (laki, perempuan) per rombel dan tingkatan kelas; serta jumlah guru dan tenaga kependidikan yang dibedakan menurut pelajaran dan jabatannya

b.      Data Tanah/Lahan yang digunakan oleh Satuan Pendidikan - berisi data mengenai nama barang (tanah), luas, letak, jenis Hak (HGB, HM, Sewa, dst), penggunaan, tahun perolehan, asal usul atau cara perolehan.

c.      Data Bangunan/Gedung yang digunakan oleh Satuan Pendidikan - berisi data nama barang, luas, konstruksi, lokasi, dokumen, tahun perolehan dan asal-usulnya, harga, kepemilikan dan kondisinya (baik, rusak ringan, rusak sedang, rusak berat)

d.      Data Jaringan (Listrik/Air) yang ada di Satuan Pendidikan -  berisi data nama barang (instalasi), konstruksi, panjang, lebar, luas,lokasi, dokumen, tahun perolehan dan asal-usulnya, harga, kepemilikan dan kondisinya (baik, rusak ringan, rusak sedang, rusak berat).

2)      Sheet untuk tiap Ruang, terdiri dari:

a.      Data Kelas – berisi data mengenai kelas yang menggunakan ruang, menyangkut nama rombel (kelas I, II, …dst), tingkat kelas (I, II, III,…), jumlah murid.

b.      Data Alat dan Mesin di dalam ruangan - berisi data dari masing-masing Ruang (kelas, ruang guru, dst) menyangkut nama barang, merek, tipe, ukuran, bahan, nomor (kode pabrik, rangka, mesin, polisi, BPKB), harga, tahun perolehan, asal usul, kepemilikan, klasifikasi (sesuai Permendiknas), kapasitas unit, kondisi, jumlah yang ada.

c.      Data Buku/Alat Peraga di dalam ruangan - berisi data dari masing-masing Ruang (kelas, ruang guru, dst) menyangkut nama barang, untuk buku/perpustakaan (judul, pencipta, spesifikasi), untuk barang bercorak seni/budaya (asal daerah, pencipta, bahan), untuk hewan/ternak (jenis, ukuran), tahun perolehan, asal usul, kepemilikan, klasifikasi (sesuai Permendiknas), kapasitas unit, kondisi, jumlah yang ada.

2.4  Sheet Cover

Pada sheet ini ada beberapa variabel data dasar yang harus diisi yaitu:

1.      Nama provinsi, kabupaten/kota,

2.      Nama SKPD, nama unit kerja, sub unit kerja,

3.      Alamat satuan pendidikan,

4.      Nama kepala satuan unit kerja, dan

5.      Nama pengurus barang/inventaris satuan pendidikan.

Kolom/isian Kode Lokasi, Provinsi, kabupaten/kota, SKPD, Unit Kerja, Sub Unit Kerja dapat dipilih pada kolom Kode masing-masing.

Pada kolom paling kanan terdapat Menu Pengoperasian Program, fasilitas ini digunakan kalau perlu menambah Ruangan, dan untuk Mencetak (print) lembar ini.

 

2.5 Sheet Data Sekolah

Sheet untuk tingkat Sekolah, terdiri dari:

1.      Besaran Sekolah - berisi data jumlah murid (laki, perempuan) per rombel dan tingkatan kelas; serta jumlah guru dan tenaga kependidikan yang dibedakan menurut pelajaran dan jabatannya

a.      Data jumlah murid – terdiri dari kolom:

·    Nama Rombel (Kelas 1, Kelas 2, Kelas 2A, …..dst)

·    Tingkat kelas (I, II, III, IV, …..dst)

·    Kapasitas, ialah gambaran jumlah murid yang diharapkan sekolah

·    Rincian kolom 4, 5, 6 – ialah jumlah murid laki-laki, perempuan, total.

b.      Data jumlah Guru dan Tenaga Kependidikan – terdiri dari kolom:

·    Jabatan Guru, yaitu nama jabatan yang ada untuk Guru (Kepala Sekolah, Guru Kelas, Guru Agama, Guru Pendidikan Jasmani,…., dst)

·    Jabatan Tenaga Kependidikan, yaitu nama jabatan yang ada untuk Tenaga Kependidikan (Pengajar Ekstra-kurikuler, Pustakawan, Petugas Lab, Kepala Tata Usaha dan stafnya, Penjaga sekolah, dst)

·    Kolom berikutnya ialah jumlahnya, dirinci menurut laki-laki dan perempuan.

·    Kolom terakhir untuk menjelaskan berapa dari guru dan tenaga kependidikan yang merangkap jabatan lainnya.

2.      Data Tanah/Lahan yang digunakan oleh Satuan Pendidikan - berisi data mengenai nama barang (tanah), luas, letak, jenis Hak (HGB, HM, Sewa, dst), penggunaan, tahun perolehan, asal usul atau cara perolehan.

Rincian Sheet ini terdiri dari kolom-kolok isian data:

·          Nama barang (tanah/lahan),

·          Kode barang, klik pilihah pada kotak/sel baris tersebut (kalau belum jelas, bisa lihat Kode Barang, dengan Klik tombol “Cari Kode Barang” di atas lembar/sheet ini).

·          Registrasi (isi dengan angka 1, atau jumlah unit tanah sekolah ybs)

·          Luas, dalam meter persegi (m2)

·          Letak/alamat

·          Status Hak, terdiri dari kolom Jenis Hak (Pakai, Kelola, Lainnya, Bukan Milik); Sertifikat (tanggal sertifikat, nomor)

·          Penggunaan (Kelas, Kantor, Rumah Dinas, dst)

·          Tahun perolehan, yaitu tahun saat menjadi Hak Milik atau saat Pinjaman diberikan

·          Asal-usul, yaitu apakah sebagai: pinjaman perorangan, milik Desa yang dipinjamkan, dst

·          Harga, yaitu harga pada saat tanah tersebut diperoleh, atau harga yang pernah dilakukan penaksiran (beri keterangan tahun)

·          Keterangan: tanah masih berstatus pinjam, dan lainnya.

·          Kepemilikan, terdapat pilihan (Daerah, Provinsi, Pusat), Lainnya, atau Bukan milik.

(lanjutan bersambung ke kanan)

Keterangan:

Lokasi Tanah, adalah lokasi dimana jaringan/komponen jaringan berada. Isikan kode tanah dimana jaringan ini berada (nomor baris dari daftar tanah di bagian A). Misal, sebuah bangunan ada di tanah/lahan yang diisikan di baris 1 di tabel A, isikan angka 1 untuk Lokasi Tanah.

Kepemilikan diisi menurut kepemilikan tanah/barang tersebut, yaitu:

·          diisi Daerah bila milik Kabupaten/Kota, Provinsi atau Pusat, Lainnya, atau Bukan milik.

·          diisi Desa bila tanah masih milik desa, bisa, atau  

·          diisi isian lainnya misalnya barang dipinjam dari komite sekolah, isikan "komite sekolah"

3.      Data Bangunan/Gedung yang digunakan oleh Satuan Pendidikan - berisi data nama barang, luas, konstruksi, lokasi, dokumen, tahun perolehan dan asal-usulnya, harga, kepemilikan dan kondisinya (baik, rusak ringan, rusak sedang, rusak berat)

Rincian Sheet ini terdiri dari kolom-kolok isian data:

·          Nama barang (bangunan gedung, atau lainnya), diisi per Unit Gedung (bisa terdiri dari beberapa ruangan), diberi keterangan permanen/semi-permanen, dst.,

·          Kode barang, klik pilihah pada kotak/sel baris tersebut (kalau belum jelas, bisa lihat Kode Barang, dengan Klik tombol “Cari Kode Barang” di atas lembar/sheet ini).

·          Registrasi (isi jumlah unit gedung yang ada di sekolah)

·          Luas, dalam meter persegi (m2)

·          Konstruksi, terdiri dari dua sub-kolom. Kolom pertama bisa memilih (ber-Tingkat atau Tidak); dan kolom berikutnya konstruksi (Beton atau Tidak)

·          Lokasi Tanah dimana bangunan itu berdiri. Ada pilihan angka nomor yang mengacu kepada tanah/persil pada Sheet Daftar Tanah/Lahan di atas.

·          Dokumen Gedung, terdiri dari dua kolom: Tanggal dan Nomor Tanggal maksudnya tanggal dibangunnya; sedang Nomor ialah nomor SK Pengadaan atau Pembangunan/Rehabilitasi, yaitu nomor SK untuk DAK, Ingub, dst.

·          Tahun Perolehan, bisa tahun pembangunan/konstruksi, tahun pengadaan, dst.

·          Asal-usul, yaitu apakah dari: Inpres, APBD (dari DAK), APBD (dari dana Dekon), dst,

·          Harga, yaitu harga pada saat Bangunan tersebut diperoleh, atau biaya pembangunan, atau penaksiran (beri keterangan tahunnya).

·          Keterangan: misalnya sumber dana pembangunan (dana Rehab dari DAK 3 ruang, dst)

·          Kepemilikan, terdapat pilihan (Daerah, Provinsi, Pusat), Lainnya, atau Bukan milik.

·          Kondisi Bangunan. Kolom kondisi bangunan terdiri dari 4 pilihan (Baik, Rusak Ringan, Rusak Sedang, Rusak Berat).

(lanjutan bersambung ke kanan)

Keterangan:

Lokasi Tanah, adalah lokasi dimana jaringan/komponen jaringan berada. Isikan kode tanah dimana jaringan ini berada (nomor baris dari daftar tanah di bagian A). Misal, sebuah bangunan ada di tanah/lahan yang diisikan di baris 1 di tabel A, isikan angka 1 untuk Lokasi Tanah.

Kepemilikan diisi menurut kepemilikan tanah/barang tersebut, yaitu:

·          diisi Daerah bila milik Kabupaten/Kota, Provinsi atau Pusat, Lainnya, atau Bukan milik.

·          diisi Desa bila tanah masih milik desa, bisa, atau  

·          diisi isian lainnya misalnya barang dipinjam dari komite sekolah, isikan "komite sekolah"

4.      Data Jaringan (Listrik, Air) yang ada di Satuan Pendidikan -  berisi data nama barang (instalasi), konstruksi, panjang, lebar, luas,lokasi, dokumen, tahun perolehan dan asal-usulnya, harga, kepemilikan dan kondisinya - baik, rusak ringan, rusak sedang, rusak berat). (Seharusnya data di bawah ini tidak diisikan pada form, karena yang lebih mengetahui ini ialah instansi yang bersangkutan. Kecuali kalau sudah terlanjur tidak apa-apa)

Rincian Sheet ini terdiri dari kolom-kolok isian data:

·          Nama barang (instalasi listrik, air atau lainnya), diisi per Unit Gedung (bisa terdiri dari beberapa ruangan), diberi keterangan permanen/semi-permanen, dst.,

·          Kode barang, klik pilihah pada kotak/sel baris tersebut (kalau belum jelas, bisa lihat Kode Barang, dengan Klik tombol “Cari Kode Barang” di atas lembar/sheet ini).

·          Registrasi (isi dengan angka 1, atau jumlah unit jaringan)

·          Konstruksi (bahan dasar dari jaringan: jalan beraspal/perkerasan tanah; pipa besi/pralon, saluran terbuka/tertutup, dst)

·          Panjang dalam meter (m), Lebar dalam meter (m), dan Luas dalam meter persegi (m2)

·          Dokumen Barang, terdiri dari dua kolom: Tanggal dan Nomor Tanggal maksudnya tanggal pengadaan atau dibangunnya; sedang Nomor ialah nomor SK Pengadaan atau Pembangunan/Rehabilitasi, yaitu nomor SK untuk DAK, Ingub, dst.

·          Lokasi Tanah dimana bangunan itu berdiri. Ada pilihan angka nomor yang mengacu kepada tanah/persil pada Sheet Daftar Tanah/Lahan di atas.

·          Tahun Perolehan, bisa tahun pembangunan/konstruksi, tahun pengadaan, dst.

·          Asal-usul, yaitu apakah dari: Inpres, APBD (dari DAK), APBD (dari dana Dekon), dst,

·          Harga, yaitu harga pada saat Barang/Alat tersebut diperoleh, atau biaya pembangunan, atau penaksiran (beri keterangan tahunnya).

·          Keterangan: misalnya sumber dana pembangunan (dana Rehab dari DAK 3 ruang, dst)

·          Kepemilikan, terdapat pilihan (Daerah, Provinsi, Pusat), Lainnya, atau Bukan milik.

·          Kondisi Bangunan. Kolom kondisi bangunan terdiri dari 4 pilihan (Baik, Rusak Ringan, Rusak Sedang, Rusak Berat).

(lanjutan bersambung ke kanan)

Keterangan:

Lokasi Tanah, adalah lokasi dimana jaringan/komponen jaringan berada. Isikan kode tanah dimana jaringan ini berada (nomor baris dari daftar tanah di bagian A). Misal, sebuah bangunan ada di tanah/lahan yang diisikan di baris 1 di tabel A, isikan angka 1 untuk Lokasi Tanah.

Kepemilikan diisi menurut kepemilikan tanah/barang tersebut, yaitu:

·          diisi Daerah bila milik Kabupaten/Kota, Provinsi atau Pusat, Lainnya, atau Bukan milik.

·          diisi Desa bila tanah masih milik desa, bisa, atau  

·          diisi isian lainnya misalnya barang dipinjam dari komite sekolah, isikan "komite sekolah"

5.      SARC (School Asset Report Card) Tingkat SEKOLAH

SARC (School Asset Report Card) adalah lembar yang berisi semua informasi mengenai aset sarana prasarana sekolah, sebagai hasil pemroses semua Sheet data aset sarana-prasarana sekolah di atas.

Berikut ini adalah contoh tampilan SARC dari Sekolah Dasar, terdiri dari tampilan-tapilan sebagai berikut:

·          Gambaran umum Sekolah, yang menunjukkan Tabel Jumlah Siswa per-kelas, terbagi atas laki-laki dan perempuan. Serta Tabel jumlah Guru dan Tenaga Kependidikan. Kedua table ini menunjukkan data pengguna sarana-prasarana sekolah.

·          Di bawahnya ada tampilan data total Luas Tanah Sekolah (m2) dan total Luas Bangunan (m2).

·          Tampilan di sebelah kanannya (lihat gambar di bawahnya) secara grafis menunjukkan:

o    Perbandingan antara luas tanah yang ada (actual) dengan luas tanah yang dibutuhkan (berdasarkan standar)

o    Tabel Nilai Aset Sekolah dalam Rupiah, dirinci menurut: Tanah, Bangunan, Sarana (barang, alat, jaringan/) instalasi

o    Tampilan Kecukupan Luas Ruang, yang dirinci sesuai jumlah dan jenis Ruang yang ada di sekolah. Nilai dalam rentang 0-1, nilai kurang dari satu berarti masih kurang memenuhi standar kebutuhan ruang.

o    Tampilan Kondisi Ruang, juga dirinci sesuai jumlah dan jenis Ruang yang ada di sekolah. Nilai dalam rentang 0-1, nilai kurang dari satu berarti kondisinya masih dibawah standar.

o    Tampilan berikutnya menunjukkan Kecukupan Sarana, Kondisi Sarana, dan Utilisasinya, yang dirinci menurut jumlah dan jenis (penggunaan) ruang yang ada.

2.6 Data Per-Ruang

Sheet untuk tingkat Ruang, terdiri dari:

1.      Data Individu Ruang Satuan Pendidikan yang berisi empat Tampilan Tabel, yaitu: Tampilan identitas ruang (dua table), tampilan kondisi prasarana, dan tampilan kondisi utilitas.

a.      Tampilan Identitas 1  (fungsi) - berisi data identitas ruang yang terdiri dari:

·    Nama ruang (Kelas 1, Kelas 2, Kelas 2A, …..dst)

·    Kode ruang (optional, bisa ditulis, bisa tidak)

·    Jenis ruang

·    Lokasi gedung

b.      Tampilan Identitas 2  (fisik) - berisi data identitas ruang yang terdiri dari:

·    Panjang (m)

·    Lebar (m)

·    Lebar Selasar (m)

·    Luas (m2)

·    Luas dengan Selasar (m2)

c.      Kondisi prasarana - berisi data kondisi prasarana di bawah ini dengan deskripsi kondisi (baik, rusak ringan, rusak sedang, rusak berat). Komponen prasarana ini terdiri dari:

·    struktur bangunan

·    atap (penutup dan rangka)

·    langit-langit

·    dinding

·    lantai

·    pintu dan jendela

·    instalasi listrik

·    instalasi air bersih/kotor

d.      Tampilan Utilitas (tingkat penggunaan) ruang  - berisi data utilitas ruang yang terdiri dari:

·    Jumlah murid

·    Jumlah Pendidik & Tenaga Kependidikan

·    Khusus untuk penggunaan Kelas, adanya Shift atau penggunaan Ruang untuk lebih dari satu Rombel.

2.      Data Alat dan Mesin di dalam ruangan - berisi data alat, barang ataupun mesin yang ada di Ruang tersebut.

Data menyangkut nama barang, merek, tipe, ukuran, bahan, nomor (kode pabrik, rangka, mesin, polisi, BPKB), harga, tahun perolehan, asal usul, kepemilikan, klasifikasi (sesuai Permendiknas), kapasitas unit, kondisi, jumlah yang ada. Sebagaimana Tampilan Tabel di bawah ini.

(lanjutan bersambung ke kanan)

(sambungan ke kanan)

3.      Data Buku/Alat Peraga di dalam ruangan - berisi data buku, alat peraga yang ada di dalam Ruang tersebut.

Data ini menyangkut nama barang, untuk buku/perpustakaan (judul, pencipta, spesifikasi), untuk barang bercorak seni/budaya (asal daerah, pencipta, bahan), untuk hewan/ternak (jenis, ukuran), tahun perolehan, asal usul, kepemilikan, klasifikasi (sesuai Permendiknas), kapasitas unit, kondisi, jumlah yang ada.

(lanjutan bersambung ke kanan)

4.      SARC (School Asset Report Card) Tiap Ruang

SARC (School Asset Report Card) Tiap Ruang - adalah lembar yang berisi semua informasi mengenai aset sarana prasarana sekolah yang ada di Ruang, sebagai hasil pemroses semua Sheet data aset sarana-prasarana pada ruang yang bersangkutan.

Berikut ini adalah contoh tampilan SARC dari tiap Ruang Sekolah Dasar, terdiri dari tampilan-tampilan sebagai berikut:

·          Nama Ruang (Kelas 1, Ruang Bermain, dst)

·          Dimensi atau ukuran yang menampilkan data ukuran fisik ruang

·          Kebutuhan minimal dari penggunaan ruang sesuai standar yang ada (Permendiknas no. 24 th 2007)

·          Kapasitas dan Utilitas, yaitu: kapasitas ruangan menurut standar, utilitas yang direncanakan, kapasitas yang dibutuhkan. Tingkat utilisasi melihat Rencana dan Aktualnya.

·          Diagram dibawah menunjukkan kondisi prasarana, dilihat dari besaran luas, kondisi, kecukupan, kondisi … dan utilitasinya. Dalam contoh ini ditunjukkan bahwa kondisi sudah memadai (100%), namun dilihat dai luas (kurang luas), kecukupan (kurang) dan utilitasnya (melampaui kapasitas) masih perlu ditingkatkan.

·          Tampilan tabel berikut ini menunjukkan kondisi komponen Ruang yang bersangkutan. Dalam contoh ini adalah kondisi Ruang Bermain, sehingga data yang ada ialah kondisi Lantai saja.

·          Di bawah ini adalah tampilan Tabel Kondisi Sarana yang ada dalam Ruang. Dalam contoh ini adalah Ruang Bermain atau oleh raga.

·          Pie chart, atau diagram kue ini menunjukkan kondisi sarana pada Ruang tersebut secara keseluruhan. Berapa % yang Baik, Rusak Ringan, Rusak Sedang dan Rusak Berat. Kebetulan dalam contoh 100% baik.

·          Gambaran keseluruhan dari Tampilan-tampilan SARC di atas sebetulnya dapat dilihat dalam satu Sheet atau lembar tampilan seperti di bawah ini.

BAB III

AGREGASI TINGKAT KABUPATEN/KOTA

3.1 Agregasi Data Sarana-Prasarana Sekolah

Pada Bab 2 telah dibahas tentang prosedur pengisian Form Aset Sarana-Prasarana Sekolah, baik menggunakan form isian manual maupun dengan menggunakan perangkat MS Excel. Prosedur tersebut dapat disebut prosedur mikro, dimana masing-masing ruangan dan sekolah mengisi Form yang kelas dan sekolahnya sendiri. Berikutnya data tersebut dikumpulkan ke UPTD atau tingkat Kecamatan dan selanjutnya ke Dinas Pendidikan yaitu di tingkat kabupaten/Kota. Secara lebih jelas prosedur tersebut diuraikan sebagai berikut:

a.      Pada tingkat Ruang, sebagaimana dijelaskan pada Bab sebelumnya, pengisian form data ruang dilakukan oleh penanggung jawab ruang tersebut. Data berupa data pengguna (jumlah siswa, guru, dst.), data prasarana dan sarananya, disertai SARC (school asset report card). Data tersebut selain untuk diketahui oleh pengguna ruang, juga dikumpulkan/digabung ke tingkat sekolah.

b.      Pada tingkat Sekolah, ada data yang merupakan gabungan (agregasi) data dari tiap ruang. Ada pula data tingkat sekolah, baik data pengguna (siswa, guru, PTK, dan lainnya) serta sarana-prasarana tingkat sekolah, seperti prasarana jaringan instalasi air, jalan dan pagar keliling. Juga ada lembar SARC yang gunanya agar seluruh civitas sekolah, baik siswa, guru, pertugas memahami dan berusaha memelihara sarana prasarana yang ada. Ini juga bermanfaat dalam menyusun rencana pemeliharaan dan perawatan dan usulan anggaran dalam RKS. Selanjutnya isian data dari tiap sekolah digabung/agregatif ke tingkat UPTD/Kecamatan.

c.      Pada tingkat UPTD/Kecamatan, hasil inventarisasi aset sarana-prasarana sekolah yang telah dimasukkan dalam Form (Excel atau manual) dikumpulkan dan digabung dalam format sejenis di tingkat UPTD/Kecamatan. Dengan gregasi ini pengelola UPTD Pendidikan tahu profil aset sarana-prasarana sekolah di wilayah kerjanya. Selain profil data ini diteruskan atau dilaporkan ke tingkat Dinas atau Kabupaten/Kota, sebetulnya UPTD juga bisa menggunakannya untuk mengetahui sesungguhnya kondisi aset sarana-prasarana sekolah itu sebagai dasar untuk pembinaan agar kondisi sarana-prasana antar sekolah dapat diseimbangkan, supervisi dalam pemeliharaan.

d.      Pada tingkat Dinas (Pendidikan) Kabupaten/Kota, data sarana-prasarana sekolah dari seluruh UPTD diagregasi/digabung menjadi Profil Data Sarana-Prasarana tingkat Dinas kabupaten/kota. Data agregat ini selanjutnya bisa digunakan untuk analisis kondisi sarana-prasarana sekolah menurut sebaran lokasi, jarak dari pusat kota/kabupaten, menurut usia sekolah. Dengan demikian akan bermanfaat untuk perencanaan pengadaan, perawatan dan rehabilitasi sarana prasarana, serta alokasi anggaran agar terjadi pemerataan.

3.2 Pemanfaatan Pofil Sarana-Prasarana Sekolah di Tingkat Kabupaten

Sebagaimana telang disinggung di atas, pada tiap jenjang data atau profil sarana-prasarana sekolah mempunyai manfaat ganda, bagi pengguna dan pengelolanya sebagai alat monitoring dan perencanaan pemeliharaan/perawatan pada tingkatan masing-masing. Selain itu juga sebagai laporan (pertanggung-jawaban) kepada pemilik aset tersebut yaitu terutama Pemerintah Daerah.

Pada tingkat kabupaten/kota profil data hasil agregasi ini akan diintegrasikan dengan data “Barang Milik Daerah” yang lain, karena sarana-prasarana sekolah merupakan bagian dari Barang Milik Daerah yang setiap tahun harus dilaporkan dan menjadi obyek pemeriksaan. Selain untuk penyusunan rencana perawatan, rehabilitasi, pengadaan dan alokasi anggarannya.

Dalam mengintegrasikan data profil sarana-prasarana sekolah ini kepada data-base yang lebih besar di tingkat kabupaten/kota, Dinas Pendidikan tentunya akan bekerjasama dengan Dinas penanggung-jawab keuangan dan kekayaan daerah, seperti DP2KAD (Dinas Penerimaan dan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah).

Oleh karena aplikasi yang disusun ini dari awal sudah mengacu kepada Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD), maka sesungguhnya tidak menjadi soal jika hasil (output) dari aplikasi inventarisasi aset sarana-prasarana akan diintegrasikan dengan system data-base BMD tersebut.

Terkait dengan integrasi dengan proses pendataan Barang Milik Daerah (BMD), terutama yang berkaitan dengan barang (aset sarana prasarana) yang terkait dengan anggaran (APBD), ada keharusan untuk menyusun laporan inventarisasi barang tersebut tiap 6 (enam) bulan atau setidaknya setahun sekali, sebagaimana Diagram di bawah ini.

 

Dengan demikian mengacu kepada regulasi dan prosedur tersebut berarti disarankan agar pengimpulan data atau inventarisasi aset sarana-prasarana sekolah sebaiknya juga dilakukan dua kali dalam setiap tahun. Dengan begitu setiap perkembangan, termasuk realisasi pengadaan, perawatan atau rehabilitasi dapat dipantau dan meng-up-date data yang ada

.

Pada dua Sub-bab berikut ini akan diuraikan petunjuk dalam melakukan agregasi atau penggabungan data aset sarana-prasarana sekolah, khususnya mengenai: Agregator Data untuk manajemen aset (E-Form) dan proses impor data.

3.3 Data Agregator untuk Manajemen Aset (E-Form)

Pada bagian ini akan dijabarkan mengenai: fungsi data aggregator, apa-apa yang harus disiapkan dalam memprosesnya, dan langkah-langkah kerjanya.

Data Agregator (Penggabung Data) ini adalah sebagai perangkat aplikasi untuk melakukan agregasi atau penggabungan data sekolah serta data terkait manajemen aset sarana-prasarana lainnya menjadi data tingkat kabupaten.

Fungsi Agregator Data:

•       Menggabungkan data yang diisikan pada E-Form untuk melakukan analisis manajemen aset pada tingkat di atas sekolah (UPTD/kecamatan, kabupaten/kota)

•       Menghasilkan output-output yang diperlukan untuk administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah

•       Menghasilkan output-output analisis yang dapat digunakan untuk perumusan kebijakan manajemen aset sekolah

Apa yang harus disiapkan?

Beberapa hal yang perlu disiapkan dalam melakukan proses agregasi data ini, antara lain:

•       E-form yang telah terisi dengan baik

•       Aplikasi “School Asset Data Aggregrator.”

Langkah-langkah:

Setelah persiapan dilakukan, selanjutnya proses agregasi dilakukan sesuai tahapan langkah berikut ini:

1.      Mempersiapkan data awal kabupaten kota

2.      Melakukan proses impor

3.      Mereview Log untuk melihat kualitas hasil impor

4.      Revisi data E-Form berdasarkan review Log

5.      Mengulang proses impor.

Secara keseluruhan proses agregasi data yang dilakukan dapat digambarkan pada Diagram berikut ini. (1) Proses dimulai dengan mereview dan merevisi (kalau diperlukan) atas isian E-Form. Selanjutnya lakukan (2) proses impor data ke dalam Agregator, dari proses ini dihasilkan (3) “Log proses impor.” Selanjutnya hasil Log ini dicek (4) apakah ada masalah. Kalau masih ada masalah, bagian data yang masih bermasalah itu dikembalikan ke proses awal (1). Bagian data yang tidak bermasalah akan menjadi bahan KIB/KIR Sekolah (5) (Catatan: KIB = kartu inventarisasi barang; KIR = kartu inventarisasi ruang).

Proses selanjutnya adalah mengecek apakah KIB/KIR sudah sesuai dengan E-Form, bagian yang tidak sesuai akan dikembalikan ke proses review/revisi awal (1), sedang yang sudah sesuai dengan E-Form akan menjadi bahan analisis output. Begitu pula output ini akan dicek, apakah output tersebut wajar atau tidak. Kalau tidak wajar akan kembali ke proses awal (1), sedang kalau sudah wajar akan dianggap siap.

Uraian dan Diagram ini dimaksudkan untuk menjelaskan alur proses secara keseluruhan, namun dalam praktik pengerjaannya sesungguhnya tidak rumit, karena aplikasi (software) Data Agregator akan memudahkan pekerjaan ini.

1)      Mempersiapkan Data Awal Kabupaten/Kota

Langkah dalam mempersiapkan data awal ini terdiri dua kegiatan, yaitu:

•       Mempersiapkan data Kabupaten, SKPD, Unit Kerja (komponen penyusun kode lokasi Sekolah)

•       Pertimbangkan untuk menyusun kode lokasi ‘dummy’ untuk menyimpan data Madrasah dan Swasta

2)      Melakukan Proses Impor Data

Impor dapat dilakukan per file atau bulk (per-folder). Seperti pada gambar di bawa. Ini dilakukan dengan melakukan browsing untuk mendapatkan file yang akan diimpor.

3)      Review Log Hasil Impor Data

Pengecekan atas file/folder Log perlu dilakukan agar proses selanjutnya bisa lancer. Untuk data yang tidak sesuai atau belum sepenuhnya benar, perlu dilakukan revisi, atau kembali ke proses awal. (kegiatan no. 1). Dengan kata lain review Log ini dimaksudkan untuk:

•       Melihat bagaimana kualitas data yang terimpor,

•       Merevisi E-Form agar dapat terimpor dengan baik.

Contoh masalah yang paling sering timbul: KODE LOKASI TIDAK SESUAI dengan tingkat yang lebih tinggi.

4)      Mengulang Proses Impor

Oleh karena pada umumnya ada isian file data yang perlu diperbaiki, maka dibuat prosedur langkah mengulang proses impor ini untuk menyempurnakan data sejak awal. Beberapa proses atau kegiatan yang terlibat:

•       Proses impor pada umumnya tidak sekali jadi

•       Proses impor menghasilkan revisi pada E-Form dari sekolah – E-Form ini harus dikembalikan ke sekolah agar revisi ini tidak berulang

•       Proses impor dan revisi ini dapat meningkatkan kualitas pendataan secara keseluruhan

5)      Hal yang harus diingat!

Kualitas data sangat ditentukan oleh kualitas pengumpulan data di Sekolah, sehingga proses pengumpulan data harus diawali dengan pemahaman dan penjelasan yang cukup, supaya kegiatan revisi bisa diperkecil.

3.4 Proses Impor Data

Mengaktifkan Macro VBA

(1) Tekan tombol Option di atas (2) Pilih Enable Contents (3) Tekan OK

Mengaktifkan Modul Form Impor

(1) Tekan Impor Data Files… (2) Tampilan dialog Impor Data dari E-Form akan muncul…

Pilihan pada Dialog Impor Data dari e-Form

•       (1)Pilih FOLDER untuk melakukan impor secara batch/banyak file sekaligus dari satu folder dan folder di dalamnya. Pilih File untuk mengimpor satu file dalam satu waktu.

•       (2)Bubuhkan tanda check (V) pada pilihan untuk versi E-Form Lama bila akan melakukan impor dari format E-Form lama

Memulai Proses Impor

(1) Tentukan pilihan untuk impor seperti dijelaskan di slide sebelumnya.
(2) Klik [Browse…] untuk memilih file / folder (3) Tekan OK untuk menentukan pilihan (4) Klik [Impor…] untuk memulai proses…

Menghapus Data Lama

[YES]        berarti akan menghapus data yang sekarang sudah tersimpan di dalam database

[NO]         data lama tidak akan dihapus, data yang diimpor akan ditambahkan pada data yang sudah ada

Log dalam Proses Impor

Ada dua macam Log – yaitu [Folder Walker Log] dan [File Log], (1) Folder Walker menampilkan progress impor folder, sedangkan (2) File Log menampilkan progress impor file. Bila mengimpor folder, maka di akhir proses, File Log hanya menampilkan file terakhir. Untuk melihat log file sebelumnya, ada file IMPOR LOG.TXT di  folder yang sama dengan setiap file yang diimpor.

Tampilan Folder Log yang harus diawasi (1, 2)

Tampilan File Log yang harus diawasi (1, 2, 3)

Bila ada tampilan:

ERROR: ada kekeliruan data kode lokasi – XX.XX.08.0X.ØØ.0X.0X – FILE DILEWATI itu berarti ada kekeliruan kode lokasi yang diisikan pada E-Form. Buka file yang disebutkan, koreksi kode lokasinya – dan impor ulang.

Data Sekolah sudah pernah terekam

Bila ada tampilan:

ERROR: file excel ini bukan format E-Form – SKIPPED berarti ada file EXCEL yang non format E-Form pada folder yang terproses impor. Bila mengimpor melalui folder, yakinkan tidak ada file lain / E-Form kosong pada folder dipilih.

Ada data ruang yang dilewati, ini terjadi karena salah satu dari dua hal:

(1)     Sheet ruang dalam keadaan tidak visible (HIDDEN)

(2)     Data ruangan yaitu NAMA RUANG dan JENIS RUANG tidak diisi

KIB-?:Invalid Kode Barang: XX.XX.XX.XX.XX

Ini berarti ada satu data barang yang tidak bisa diimpor karena ada kekeliruan kode barang

Bila Keterangan Invalid Kode barang menampilkan nama barang, bukannya kode barang. Ini berarti setting versi impor tidak tepat. (i.e. File format baru diimpor dengan setting untuk format lama, atau sebaliknya)

Data Sekolah sudah pernah terekam

Ini terjadi bila ada file yang memiliki kode lokasi yang sama

(1) [Yes] akan menimpa data dalam database dengan data yang ada di file

(2) [No] berarti meminta proses impor untuk membatalkan impor file

Perhatikan file yang sedang dibuka, dengan nama unit terekam. Seperti dicontohkan disini, data terekam dengan kode 06.11 di database adalah MIS Kalijambe, sedangan file dalam proses beranama SD N Legetan. Ini berarti MIS Kalijambe kodenya sama dengan SD N Legetan. Check KODE LOKASI ke-DUA-file tersebut. Setiap Satuan Pendidikan memiliki kode lokasi yang unik.

BAB IV

PENUTUP

Kembali kepada maksud dari Manajemen Sarana Prasarana Sekolah, sebagai langkah pertama adalah mendapatkan data kondisi sarana-prasarana yang akurat dari sekolah. Untuk itu dikembangkan program aplikasi SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset) ini untuk mempermudah dalam pencatatan, proses updated dan menginformasikan data-data yang diperlukan.

Aplikasi atau software pendukung itu sendiri bukanlah komponen utama, namun merupakan alat bantu dalam manajemen sarana-prasara sekolah. Sebagai sebuah aplikasi dan perangkat bagi inventarisasi asset SIMA bermanfaat dalam mempercepat/mempermudah proses survey, pencatatan dan inventarisasi umunya, penyusunan profil sarana-prasarana di tingkat sekolah, yang kemudian diagregasi (digabungkan) di tingkat UPTD, selanjutnya kabupaten/kota sebagai Profil Sarana-Prasarana Sekolah.

Diharapkan dengan penggunaan program aplikasi untuk pendataan ini, tujuan dari manajemen sarana-prasarana lebih mudah tercapai. Sebagaimana diuraika di bagian awal, tujuan dari pengenalan manajemen sarana-prasarana sekolah ini antara lain agar:

·          Sekolah dan Dinas Pendidikan Kabupaten memiliki informasi akurat tentang sarana prasarana sekolah sesuai standar nasional (Permendiknas 27/2007 dan Permendagri 17/2007)),

·          Informasi berupa ketersediaan, kondisi, kecukupan (daya tampung kurang, sesuai, atau kelebihan), penggunaannya (fungsi utamanya),

·          Membangun kapasitas sekolah dan masyarakat dalam perawatan preventif sarpras sekolah,

·          Membantu Pemerintah Daerah dalam melakukan Pendataan Aset Daerah, mengingat aset sarana-prasarana sekolah merupakan bagian terbesar dari Aset Daerah yang harus dipertanggung-jawabkan keberadaan, alih tangan, dan pemanfaatannya.

Sementara itu bagi pengguna langsung dari aset sarana-prasarana sekolah yaitu siswa, guru dan pemangku kepentingan (stakeholders) langsung, diharapkan tersedianya data sarana-prasarana sekolah yang akurat bisa memberikan:

·          kesadaran dan rasa memiliki aset sarana-prasarana sekolah akan pentingnya kegiatan pemeliharaan rutin dan pencatatan kondisi dan keberadaannya,

·          petunjuk praktis tentang bagaimana melakukan proses pendataan sarana-prasarana sekolah dan menilai kondisi fisiknya untuk bisa melakukan antisipasi perawatan,

·          petunjuk tentang bagaimana cara melakukan pemeliharaan sarana-prasarana secara efektif dan berkelanjutan (rutin) agar sarana-prasarana yang ada dapat didaya-gunakan sesuai umur fisiknya,

Bagi Pemerintah Kabupaten/Kota profil sarana-prasarana sebagai salah satu hasil dari SIMA ini juga dapat dimanfaatkan sebagai sumber data bagi penyusunan dan pemutakhiran data-base aset daerah yang dikelola oleh Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DP2KAD).